parat2-16-55

Arbeidsgivers innsynsrett

Et stort antall norske arbeidstakere benytter daglig e-post, chatteprogrammer og andre meldingstjenester, i tillegg lagres det personlig informasjon på PC-er og smarttelefoner som er betalt av arbeidsgiver.

Av: Lene Liknes Hansen, advokat i Parat

Se så for deg dette: Arbeidsgiver overvåker kommunikasjonen din på e-post, chat og personlige områder på jobben – leser gjennom alt du skriver, både til kolleger, venner og familie.

Alt dette gjør arbeidsgiver uten at du vet det. Er dette greit, lurer du kanskje på. Svaret er som utgangspunkt nei; arbeidsgiver kan ikke på generelt grunnlag kontinuerlig overvåke ansatte, men dette betyr ikke at du er vernet mot at arbeidsgiver gjennomfører innsyn i konkrete tilfeller.

Retten til privatliv
Den europeiske menneskerettsdomstolen (EMD) har nettopp behandlet en sak om rett til innsyn i chatteprogrammer. En ingeniør i Romania ble sagt opp fra sin stilling fordi arbeidsgiver, gjennom overvåking av den ansattes bruk av et chatteprogram, hadde blitt kjent med at den ansatte hadde brukt chatteprogrammet til privat korrespondanse med sin bror og forlovede. Chatteprogrammet var ment å skulle brukes til dialog med kunder, og det forelå interne retningslinjer som fastslo at bruk av datamaskiner, telefoner og lignende ikke skulle brukes til personlige formål.
Arbeidstakeren gikk til sak mot arbeidsgiver for å få oppsigelsen kjent ugyldig og ulovlig, men tapte. Han anket så saken til menneskerettsdomstolen med påstand om at hans rett til privatliv, herunder korrespondanse, var krenket ved at den private chatteloggen ble vektlagt som bevis i hans oppsigelsessak. Menneskerettsdomstolen konkluderte med at det ikke var skjedd noe brudd på den ansattes menneskerettigheter – arbeidsgivers overvåking av chatteloggen var ikke en krenkelse av retten til privatliv, og det var greit at rumenske domstoler i oppsigelsessaken aksepterte at chatteloggen ble fremmet som bevis.

– Hva betyr dette for norske arbeidsgiveres innsynsrett?

Regelverket i Norge
Avgjørelsen i menneskerettsdomstolen har skapt debatt i Norge, og det har vært diskutert om avgjørelsen medfører at arbeidsgivere i Norge kan overvåke ansattes e-post, chat og lignende. Datatilsynet har svart på dette spørsmålet og sier at arbeidsgiver ikke kan overvåke ansattes e-post, chat og lignende elektronisk kommunikasjon.
Personopplysningsforskriften kapittel ni har regler om arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakers e-postkasse med videre. Arbeidsgivere må følge dette regelverket. Kapittelet stiller strenge regler til hva arbeidsgiver kan foreta innsyn i, når arbeidsgiver kan foreta innsyn, og på hvilken måte et eventuelt innsyn skal foregå. Norske arbeidsgivere har ikke anledning til å fastsette instruks eller inngå avtale om arbeidsgivers innsynsrett som avviker fra personopplysningsforskriften.

Hva har arbeidsgiver rett til å gjennomføre innsyn i?
Arbeidsgiver har rett til å kreve innsyn i arbeidstakers e-post som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet ved virksomheten. Dette gjelder altså den e-postkasse man bruker på arbeid, og inkluderer ikke en personlig e-post (for eksempel personlige Gmaileller Hotmail-konto som er opprettet uavhengig av arbeidet).
Arbeidsgiver har samme rett til innsyn i arbeidstakers personlige område i arbeidsgivers datanettverk og andre elektroniske kommunikasjonsmedier eller utstyr, i form av PC, smarttelefon og nettbrett. Forutsetningen er at utstyret er stilt til disposisjon av arbeidsgiver for bruk i arbeidet. Innsynsretten gjelder også for slettede opplysninger fra nevnte områder som fortsatt finnes lagret på sikkerhetskopier eller lignende som arbeidsgiver har tilgang til.
Utstyr man selv eier, faller utenfor hva arbeidsgiver kan foreta innsyn i.

Når kan arbeidsgiver kreve innsyn?
Arbeidsgiver har ikke rett til løpende å overvåke ansattes databruk. Innsyn må være nødvendig, og det må foreligge en saklig grunn for innsynet. Personopplysningsforskriften oppstiller to tilfeller for når innsyn er lovlig. Dette er:
1. «når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten».

eller;

2. «ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed».

Alternativ 1) er typisk relevant ved ansattes fravær hvor tilgang til e-post eller annen kommunikasjon er nødvendig for å svare kunder, følge opp saker, unngå oversittelse av tidsfrister, hente sentrale kontrakter og lignende. Kan man få informasjonen på annen måte enn ved innsyn, vil som hovedregel innsyn ikke være tillatt. Det minst inngripende tiltak skal velges.

parat2-16-56

Alternativ 2) er av mer alvorlig karakter sammenlignet med alternativ 1. Terskelen for innsyn etter dette alternativet er høy. Eksempler på tilfeller som kan begrunne innsyn, er mistanke om fildeling eller nedlasting/formidling av barnepornografisk materiale, mistanke om oppstart av konkurrerende virksomhet, mistanke om trakassering av kolleger, mistanke om sending av spam eller krenkende korrespondanse til kunder og lignende. Mistanken må være reell.

Hvordan skal innsyn gjennomføres?
Om vilkårene for innsyn er oppfylt, må arbeidsgiver følge en konkret prosedyre i forbindelse med gjennomføringen av innsynet.
Hovedregelen er at arbeidstaker skal varsles og få anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsyn. Arbeidsgiver skal i denne forbindelse begrunne hvorfor vilkårene for innsyn er til stede, i tillegg til å orientere arbeidstaker om de rettigheter arbeidstaker har. Arbeidstaker skal videre gis anledning til å være til stede når innsynet blir gjennomført, og har også rett til å bli bistått av tillitsvalgt eller annen representant. Dette gjelder imidlertid «så langt som mulig», noe som betyr at reglene kan fravikes om det ikke er tid eller mulighet for arbeidsgiver til å gjennomføre de ulike stegene i prosessen. Typisk vil dette være aktuelt dersom varsel om innsyn medfører en risiko for at arbeidstakeren vil rekke å fjerne sentrale bevis i saken
– for eksempel slette dokumenter som kan bevise at den ansatte har drevet med ulovlig fildeling.
Dersom arbeidsgiver har foretatt innsyn uten forhåndsvarsel, skal arbeidsgiver skriftlig underrette arbeidstakeren om innsynet straks dette er gjennomført. Underretningen skal inneholde en begrunnelse for hvorfor arbeidsgiver mener vilkårene for innsyn er oppfylt, i tillegg til en redegjørelse for arbeidstakers rettigheter. I tillegg skal underretningen inneholde opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet, og resultatet av innsynet. Innsyn må gjennomføres på en slik måte at dataene så langt som mulig ikke endres, og at frambrakte opplysninger kan etterprøves.
Dersom innsyn i e-posten eller lignende viser at det ikke foreligger dokumentasjon som arbeidsgiver har rett til innsyn i, skal e-postkassen og dokumenter straks lukkes. Eventuelle kopier skal slettes.

Opphør av arbeidsforholdet
Personopplysningsforskriften har en egen bestemmelse om sletting av e-post og lignende når arbeidsforhold opphører. Da skal arbeidstakers e-post og andre elektronisk kommunikasjonsprogrammer avsluttes, og innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten skal slettes innen rimelig tid. Parat anbefaler at den ansatte selv rydder i e-post, chatteprogrammer, PC og lignende før fratredelse.

Share Button